独り言：技術文書が伝わらない理由は、組織風土だけではないのかもしれない

　こんにちは、Dancing Shigekoです！

　仕事で取り組んでいることの一つに、技術文書の審査対応がある。

　組織としてこの対応を進める中で、以前から感じていることがある。

それは、文書で伝え切る力が弱いということ。

　これまでは、文書よりも実際のものづくりを優先する組織風土が、その根本にあるのではないかと思っていた。

　ところが先日、グローバルコミュニケーションについて学んだ時に、別の可能性が浮かんできた。

　今回は、その疑問をチャッピーとの対話で掘ってみた。

・ものづくり優先の風土が原因だと思っていた

Dancing Shigeko：

　技術文書の審査対応をしていると、文書だけでは十分に伝わらないと感じることがある。

これまでは、ものづくりの方が優先されて、文書はあまり大切にされていないからだと思っていた。

　ところが最近、もしかしてそれだけではないのかもしれないと思い始めた。

チャッピー：

　実際に「伝え切れていない」と感じるのは、どんなところですか？

Dancing Shigeko：

　業務内容に直結するので、あまり詳しくは話せない。

　ただ、多いのは結論の根拠が分からないこと。結論は書いてある。

　でも、どうしてその結論に至ったのかが分からない。

　そういう文書が気になる。

・ハイコンテキストという考え方から生まれた疑問

Dancing Shigeko：

　先日、グローバルコミュニケーションについて学んだ。

　その時に、日本語はハイコンテキスト、英語圏ではローコンテキストのコミュニケーションが比較的重視されるという話が出てきた。

　日本語では、言葉に書かれていない文脈まで読み取って解釈することがある。

　一方、言葉で明確に説明することを重視するコミュニケーションでは、書かれていないことは伝わらない。

　そこでふと思った。

　もしかして、書き手は頑張って説明しているつもりでも、「これだけ書けば伝わる」と思ってしまっているのではないか。

　文書を軽視しているのではなく、本人としては十分に書いたつもりなのかもしれない。

チャッピー：

　だとすると、組織風土だけではなく、書き手が「どこまで説明すれば伝わるか」を判断するところにも問題があるのでは、という仮説ですね。

　ただ、日本人全体が文書を書くのを苦手としているとまでは言えません。今回の学びが、職場の問題を別の角度から見るきっかけになった、ということですね。

Dancing Shigeko：

　そう。これまでは、ものづくり優先、文書軽視という風土が原因だと思っていた。

でも、そもそも自分では十分に書いているつもりで、それでいいと思ってしまう根本があるのかもしれない。

　そう考え始めると、これはなかなか奥が深い。

・考え方を変えなくても書けるようにするには？

チャッピー：

　今回「かなり難しい」と感じたのは、一人ひとりの考え方を変えることですか？ それとも、考え方を変えなくても誰もが必要な説明を書ける仕組みを作ることですか？

Dancing Shigeko：

　後者に近い。一人ひとりの考え方を変えなければ書けない、ということでは難しいと思う。

　考え方を変えなくても、誰もが必要な説明を書けるようにするにはどうしたらいいのか。

　そこを考えることが大切なのだと思った。

チャッピー：

　そのための仕組みについて、何か具体的な方向性は浮かんでいますか？

Dancing Shigeko：

　実現方法はこれから。ただ、これまでのように組織風土を変えればいいという話だけではないのだと思い始めている。

　文書を書く人が、何をどこまで説明する必要があるのか。

それを自然に書けるようにするには、どうすればいいのか。

　かなり難しい。

・問題の見方が変わると、考えることも変わる

　今までは、ものづくりを優先する風土が、文書で伝え切れない原因だと思っていた。

　でも、もしかするとそれ以前に、書き手が「これで伝わる」と考える基準そのものに目を向ける必要があるのかもしれない。

　もちろん、ハイコンテキストという特徴だけで、すべてを説明できるわけではない。

　それでも、グローバルコミュニケーションの学びをきっかけに、今までとは違う角度から問題を考えられるようになった気がする。

　そして、考えるべきことも変わってきた。どうすれば文書を大切にする風土になるのか。

　それだけではなく、どうすれば誰もが必要な根拠を文書で説明できるようになるのか。

　実現方法はこれから。でも、何を考える必要があるのかが、少し変わった。

　文書で語り切るということの難しさを、改めて感じた学びでした！

　それでは、また明日！